نبذة عن مشروع تطوير نظام معلومات ادارة الموارد البشرية

2007 - 2010

 

j0287005

 

 

 

 

 

مديرية الحاسوب

 

ديوان الخدمة المدنية

 

 

نظام تخطيط وتوظيف الموارد الحكومية الوطني/

Government Resource

برنامج  الحكومة الالكترونية

 

وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 



نبذة عن مشروع تطوير أنظمة  معلومات إدارة الموارد البشرية

(2007 – 2010)

ضمن سعي ديوان الخدمة المدنية الى تطوير انظمة معلومات متخصصة بالموارد البشرية، فقد قام الديوان بإعداد دراسة عام 2003 وصف فيها "مكونات محور تطوير نظام المعلومات في ديوان الخدمة المدنية"، وقام بتضمين خطتـه الاستراتيجية للفترة 2004 – 2010 محوراً خاصاً  لنظم المعلومات. حيث  تكوّن المحور من برنامجين رئيسين:

1.      برنامج إدارة الموارد البشرية في الأجهزة الحكومية ويتكون من عدة مشاريع تهدف بمجموعها إلى متابعة شؤون الموظف العام ودعم القرار والتخطيط من جهة، وتوفير البيانات الخاصة بجهاز الإدارة العامة التي تمثل جزءاً رئيساً من بيانات سوق العمل الاردني من جهة أخرى.

2.      برنامج تطوير شبكة المعلومات والاتصال الذي يشمل عملية التراسل والاتصال على أكثر من مستوى: داخلي بين وحدات الديوان وخارجي بين الديوان والدوائر الخاضعة لنظام الخدمة المدنية، كذلك بين الديوان والمؤسسات المعنية بتخطيط وإدارة الموارد البشرية في سوق العمل الأردني.

 

وقد باشر الديوان في تطبيق الاستراتيجية منذ عام 2004 وتطويرها بما يتفق ورؤى الديوان وبرامجه خلال الفترة 2006- 2012 في مجال  تطوير نظم معلومات ادارة الموارد البشرية موزعة على  ثلاث مراحل كما هو مبين تالياً:

 

المرحلة التحضيرية

2004-2006

1.      حصر واقع انظمة شؤون الموظفين المحوسبة في اجهزة الخدمة المدنية

(انظر التقرير المرفق بعنوان "واقع انظمة شؤون الموظفين المحوسبة والمستخدمة في اجهزة الخدمة المدنية")

2.      تطوير نظام شؤون موظفين محوسب وموحد بالتعاون مع سلطة الطيران المدني وتركيبه وتشغيله في (14) دائرة ومؤسسة

3.      الانتهاء من ارشفة ملفات الموظفين العاملين والمنفكين من الخدمة بالاضافة الى طلبات التوظيف المقدمة الى الديوان

المرحلة الأولى

2006-2007

4.      تطوير الانظمة العاملة حالياً بلغة الكوبول الى Oracle 10g تتضمن تقنية  Web based Application لتكون نظاماً مركزياً لمعلومات ادارة الموارد البشرية.

5.      تهيئة الانظمة للمرحلة الثانية ليتسع نطاقها خارج الديوان فتشمل الدوائر الخاضعة لنظام الخدمة المدنية المبينة في الملحق (2).

المرحلة الثانية

2007- 2009

1.  اعتبار المشروع جزءا يتكامل مع مشروع ادارة الموارد الحكومية GRP ضمن برنامج الحكومة الالكترونية.

2.  تشبيك الدوائر الخاضعة لنظام الخدمة المدنية بالاضافة الى بعض الدوائر التي تعتبر بياناتها جزءا من انظمة الديوان (كالمؤسسة العامة للضمان الاجتماعي) في نظام معلومات وطني لادارة الموارد البشرية في اجهزة الخدمة المدنية.

3.  تطوير "ملف الموظف الالكتروني" من خلال ترقية نظام ارشفة الوثائق العامل في الديوان الى نظام مركزي ترتبط معه الدوائر الخاضعة لنظام الخدمة المدنية.

4.      تهيئة الانظمة للمرحلة الثالثة ليتسع نطاقها خارج الديوان لتشمل المؤسسات الحكومية المستقلة ومؤسسات المجتمع المدني التي توفر بيانات حول جانبي العرض والطلب على القوى البشرية في سوق العمل الاردني كغرف الصناعة والتجارة والجامعات.

المرحلة الثالثة

2010 - 2012

1.      استكمال التشبيك مع فروع الدوائر المؤسسات المنتشرة في المحافظات

2.      التشبيك مع مؤسسات المجتمع المحلي كالغرف الصناعية والتجارية، الجامعات، ووكالات توظيف، ...، الخ.

3.      التوسع في الانظمة على المستوى الاقليمي (وخاصة دول الخليج العربي) لغايات التنسيق في تخطيط مخرجات التعليم

 

السمات العامة للمرحلة الثانية من مشروع تطوير انظمة معلومات ادارة الموارد البشرية

1.      إيجاد نظام مركزي لإدارة الموارد البشرية ترتبط معه أنظمة شؤون موظفين مختلفة من عدة دوائر.

2.      ايجاد نظام ادارة موارد بشرية يتسم بموائمته لخصوصيات الدائرة التي يتم تركيبه فيها، وقد تم الاصطلاح على تسميته بـ(نظام ادارة الموارد البشرية الموحد).

3.      تشبيك الدوائرالخاضعة لأحكام نظام الخدمة المدنية مع  ديوان الخدمة المدنية في شبكة معلومات عالية الكفاءة يكون الديوان فيها مركزاً لنظام معلومات ادارة الموارد البشرية.

4.      ربط بعض المؤسسات والدوائر التي تنتج بيانات محددة تمثل جزءً حيوياً من أعمال إدارة الموارد البشرية مثل دائرة الأحوال المدنية، والمؤسسة العامة للضمان الاجتماعي، وصندوق المعونة الوطني، ومؤسسة التقاعد المدني والعسكري وغيرها.

5.      الإحلال التدريجي (لنظام إدارة الموارد البشرية الموحد) محل (أنظمة شؤون الموظفين في الدوائر) لتصبح عملية الاتصال بين الدائرة والديوان مباشرة on-line

6.      التخلص التدريجي من عمليات  إدخال البيانات  والتحول نحو التدقيق من خلال الاعتماد على الادخالات التي تقوم بها الدوائر. وبعبارة أخرى، الانتقال من المفهوم التقليدي في الإشراف على إجراءات شؤون الموظفين إلى مفهوم التدقيق والرقابة الالكترونية.

 

 

أ. معالجة البيانات واسترجاع المعلومات

أ-1 المتطلبات الأساسية

1.      يتم الربط بين الدائرة والديوان من خلال الشبكة الآمنة للحكومة الالكترونية Secure Government Network, SGN.

2.      تضمين (نظام ادارة الموارد البشرية الموحد) جميع المتغيرات التي تختص ببعض الدوائر بسبب طبيعة مهامها وأعمالها دوناً عن غيرها، حيث يتم حصرها ودراستها وتحليلها مسبقاً لتصميمها في النظام (Customization).

3.      توفير الخدمات التالية  وإتاحتها للدوائر التي ترتبط مع الديوان بواسطة (الانظمة المطورة من قبل الدائرة) و(نظام شؤون الموظفين الموحد) لتكون هذه الخدمات المقدمة من خلال النظام الوسيط جزءاً مكملاً لنظام شؤون الموظفين في الدائرة ويصبح نظام ادارة الموارد البشرية:

            -  خدمة تحديث الهيكل التنظيمي للدائرة

            -  خدمة تحديث الفصل الخاص بالدائرة في جدول تشكيلات الوظائف

            -  خدمة طلب تعبئة الشواغر الخاصة بالدائرة

            - خدمة وصف وتصنيف الوظائف

            - تحميل قوائم المرشحين للتعيين حسب الشواغر المطلوبة على شكل ملف  بيانات الكترونية.

            - خدمة نموذج حصر الاحتياجات من التدريب.

            - نتائج قرارات اللجنة المركزية التي تخص الدائرة.

4.      لغايات التخلص من التكرار في ادخال البيانات في الدائرة أيضاً، فيتم توفير خدمة تجهيز البيانات الشخصية والعلمية والدورات التدريبية للاشخاص الذين يتم تعيينهم في الدائرة تمهيداً لارسال تلك البيانات اليها من خلال خدمة استخلاص البيانات data export في النظام المركزي.

5.      توفير خدمة تسجيل جميع حركات التدقيق والتعديل loggings في كل من قاعدة البيانات المركزية و قاعدة البيانات الوسيطة تتضمن التاريخ والوقت ورمز المستخدم.

 

أ-2 في مجال التعامل مع (نظام ادارة الموارد البشرية الموحد) المرتبط بالنظام المركزي

1.      توفير شاشات ادخال في (نظام ادارة الموارد البشرية الموحد) مماثلة للنماذج المعتمدة التي تُعبأ من قبل الدوائر وترسل الى الديوان مثل: طلب تعبئة الشواغر، نموذج حصر الاحتياجات من التدريب.

2.      أن يوفر خدمة تحميل import واسترجاع البيانات الخاصة بالدائرة ذات الصلة بالحراك الوظيفي وغيرها والتي ترد  من الديوان لتخزينها في قاعدة بيانات الدائرة.

3.      توفير خدمة إرسال البيانات إلى الديوان وتخزينها في قاعدة بيانات وسيطة لتدقيقها وتخزينها في قاعدة البيانات المركزية.

4.      بالاضافة إلى وجود  تقارير ومؤشرات احصائية مختلفة في (نظام ادارة الموارد البشرية الموحد) تخدم الدائرة نفسها، فيتم توفير إمكانية تقديم تقارير مختلفة على مستوى الدوائر الأخرى ضمن صلاحيات دخول محددة حسب المستويات الادارية المختلفة.

 

ب. إدارة رموز النظام  

تهدف المرحلة الثانية من مشروع تطوير أنظمة الموارد البشرية إلى ايجاد قوائم رموز موحدة (unified look-up tables) يتم التعامل معها في أية دائرة ترتبط مع الديوان من خلال النظام الموحد، لِما لتوحيد الرموز من فوائد عديدة في عمليات تبادل البيانات واجراء المقارنات التحليلية وذلك بجعلها لغة تفاهم واحدة بين مختلف التطبيقات.

وتحقيقاً لهذه الغاية، فإن نظام الترميز يكون مركزياً في الديوان الذي يتولى إدارة ومتابعة وتحديث الرموز، ويكون جزء ً من النظام المركزي. وحيث أن المرحلة الثانية تتضمن أن يتعامل النظام المركزي مع دوائر لديها واحد من ثلاثة أنواع من أنظمة شؤون الموظفين هي: (نظام ادارة الموارد البشرية الموحد)، (نظام مطور من قبل الدائرة)، (نظام شؤون الموظفين الموحد )  ويحقق ما يلي:

·         في مجال التعامل مع (نظام ادارة الموارد البشرية الموحد) المرتبط معه:

1-    تضمين نظام ادارة الموارد البشرية الموحد خدمة طلب انشاء رمز جديد من النظام المركزي من خلال شاشات ارسال واستقبال تتضمن الرمز المطلوب، الجدول الذي ينتمي اليه الرمز، الدائرة المطلوب لها الرمز، رمز المستخدم، التاريخ والوقت وغيره

2-    توفير خدمة تعميم الرموز الجديدة أو المعدَّلة إلى الأنظمة المرتبطة معه في الدوائر الأخرى (codes replication).

3-    تضمين نظام ادارة الموارد البشرية الموحد خدمة إعلام إدارة النظام ومستخدميه بالرموز الجديدة التي تم تعميمها من خلال النظام المركزي أولاً بأول.

 

·         في مجال التعامل مع (الانظمة المطورة من قبل الدائرة) و (نظام شؤون الموظفين الموحد ) :

1-    توفير جداول رموز مناظرة map tables تتضمن رموز النظام المركزي والرموز الموجودة في كلا النظامين.

2-    التحديث الدوري import data لجداول (رموز كلا النظامين) في قاعدة البيانات الوسيطة والمركزية.

3-    إجراء عمليات المقارنة الدورية بين جداول الرموز في (كلا النظامين) المرسلة منها وجداول الرموز السابقة الموجودة في الديوان لحصر الرموز الجديدة في (كلا النظامين).

4-    إعلام ادارة (نظام الترميز) بالرموز المحدَّثة وعرض تفصيلاتها مثل اسم الدائرة المرسلة، الرمز والوصف المرسلين، تاريخ الارسال.

5-    توفير شاشات مناسبة تسهِّل ادارة وتحديث كافة الجداول المتعلقة بالرموز.

 

 

 

وفيما يلي رسم توضيحي للمرحلة الثانية من تطوير أنظمة معلومات إدارة الموارد البشرية: